Her işletmede çalışanların maaş öncesi talep ettiği Avans işlemleri, hem muhasebe hem de insan kaynakları süreçlerinde dikkatli yönetilmesi gereken bir konudur. Ancak birçok işletme bu süreci hâlâ e-posta veya Excel üzerinden manuel yürütmektedir. Bu yöntem hem kontrol zorluğu yaratır hem de onay süreçlerinde karışıklıklara neden olur.

JetForms, avans talep sürecini tamamen dijitalleştirerek kodsuz biçimde yönetmenizi sağlar. Bu yazıda, JetForms üzerinde adım adım bir Avans Formu nasıl oluşturulur inceleyeceğiz.

1. Yeni Avans Formu Oluşturma

Avans formu oluşturmak için admin.jetforms.net adresindeki yönetici paneline giriş yapılır. Buradan “Yeni Form” diyerek formun adı, açıklaması ve erişim izinleri tanımlanır ve Avans Formu Şablonu oluşturulur.

Avans formu kurum içinden erişileceği için erişim izni [Tüm Şirket]ve formu kullanıcılar dolduracağı için başlatan olarak [Kullanıcı] seçilir.

Yeni Avans formu şablonu oluşturma ekranı – JetForms yönetici paneli

2. Form Alanlarının Tanımlanması

Avans formu, çalışanın bilgilerini ve talep ettiği avans detaylarını içeren alanlardan oluşur. Aşağıda örnek bir avans formundaki temel alanlar listelenmiştir:

• Ad Soyad: Talepte bulunan personel; otomatik olarak doldurulur ve yalnızca okunabilir durumdadır.

• Ünvan: Çalışanın kurum içindeki pozisyonunu ifade eder. Bu alan genellikle personel bilgi kaynağından (örneğin HR veritabanı) otomatik doldurulur. Böylece formu dolduran kişinin görev alanı net şekilde belirlenmiş olur.

• Tutar: Çalışanın talep ettiği maaş avansı miktarını ifade eder. Zorunlu alandır. Açıklama kısmında da belirtildiği gibi, küsuratlı değerler nokta (.) ile ayrılmalı, düz rakamlar için nokta kullanılmamalıdır (örnek: “2500.50”). Bu alan hem biçim hem de tutar sınırı açısından kontrol edilebilir. FaasPlus low-code entegrasyonu kullanılarak, çalışanın maaş bilgisinin %40’ını aşan tutarlarda sistem otomatik uyarı verebilir ve form oluşturmasını durdurabilir (Buradaki % rakamı admin tarafından belirlenecek dinamik bir değerdir).

• Geri Ödeme Tarihi: Avansın geri ödenmesinin planlandığı tarih. Zorunlu alandır ve tarih seçici (date picker) aracılığıyla doldurulur. Bu alan, kurumun maaş ödeme politikalarına göre (örneğin “her ayın 14’üne kadar”) sınırlandırılabilir.

• Müdür Açıklaması:Yönetici onayı aşamasında doldurulan alandır. Talep çalışan tarafından gönderildikten sonra, müdür ekranında görüntülenir. Müdür burada gerekçeyi değerlendirebilir, açıklama ekleyebilir veya gerekirse reddetme nedenini yazarak formu sonlandırabilir. Bu alan yalnızca yönetici görünümünde aktiftir.

• Açıklama (bilgilendirme metni): Formun alt kısmında kırmızı uyarı alanı olarak gösterilen, çalışanın yasal ve kurumsal sorumlulukları hakkında bilgilendiren metindir. Kullanıcı tarafından düzenlenemez (readonly) ve form gönderildiğinde bu şartların kabul edildiği anlamına gelir.

  Bu alandaki politika metni (ör. “çalışanlar maaşlarının %40’ına kadar, en geç ayın 14’üne kadar avans talep edebilir”) kurumunuza göre özelleştirilebilir. FaasPlus entegrasyonu ile bu limit ve tarih koşulları otomatik doğrulanır; sınır aşıldığında sistem uyarı verir veya gönderimi engeller.

• Gönder: Butona basıldığında, form doğrulama kuralları (örneğin tutar sınırı, zorunlu alan kontrolleri) çalıştırılır ve onay süreci başlatılır ve formun bir sonraki istasyona — örneğin yöneticinin onay ekranına — iletilmesini sağlar .

3. FaasPlus Entegrasyonu ile Otomatik Kontrol (Opsiyonel)

JetForms, FaasPlus platformu ile entegre çalışabilir. Bu sayede form üzerinde tutar limitleri, maaş oranı kontrolleri ve tarih doğrulamaları gibi işlemler otomatik olarak yapılabilir. FaasPlus bir low-code platformudur.

Örneğin, çalışanların maaşlarının en fazla %40’ına kadar avans talep edebildiği bir kural FaasPlus üzerinde şu şekilde tanımlanabilir:

Bu fonksiyon devreye girdiğinde, kullanıcı maaşının %40’ını aşan bir tutar girdiğinde sistem otomatik olarak uyarı verir veya formun gönderilmesini engeller. Bu yöntem, hem kurum politikalarına uygunluk sağlar hem de finansal süreçlerde hataları en aza indirir.