Yıllık İzin Formu – Örnek, Ücretsiz Şablon ve Dijital Süreç

Yıllık izin formu (yaygın olarak senelik izin formu da denir), çalışanın kullanmak istediği izni yazılı olarak talep ettiği ve işverenin onayladığı belgedir. 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında yıllık ücretli izin kayıtlarının tutulması işverenin yükümlülüğündedir; bu nedenle izin talepleri sözlü değil, belgeye dayalı yürütülmelidir.

Bu sayfada hazır bir yıllık izin talep formu şablonunu ücretsiz indirebilir, formda hangi alanların bulunması gerektiğini görebilir ve süreci JetForms ile nasıl dijitalleştireceğinizi adım adım inceleyebilirsiniz.

Yıllık izin formunda hangi bilgiler bulunmalı?

İster Excel şablonu ister dijital form kullanın, bir izin talep formunda şu alanlar bulunmalıdır:

• Ad soyad ve sicil / personel numarası: talebi yapan çalışanı tanımlar.

• Departman ve görev: onay akışının doğru yöneticiye gitmesini sağlar.

• İşe giriş tarihi: hak edilen izin süresinin hesaplanmasında esas alınır.

• İzin türü: yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, mazeret izni, doğum/evlilik izni gibi.

• Başlangıç ve bitiş tarihi: iznin kapsadığı dönem.

• İzin gün sayısı: hafta sonu ve resmî tatiller dikkate alınarak hesaplanır.

• İşbaşı (dönüş) tarihi: çalışanın göreve döneceği gün.

• Kalan izin hakkı: talep sonrası devreden bakiye.

• Çalışan ve yönetici imzası: ıslak imza gerektiren kurumlarda formun çıktısı alınarak imzalanır.

İzin türleri: ücretli, ücretsiz ve mazeret izni

Aynı form farklı izin türleri için kullanılabilir; önemli olan türün formda açıkça seçilmesidir.

• Yıllık ücretli izin: en az bir yıl çalışmış personelin kanunen hak ettiği, ücreti ödenen izindir.

• Ücretsiz izin: çalışanın talebi ve işverenin onayıyla, ücret ödenmeksizin kullanılan izindir.

• Mazeret izni: evlilik, doğum, ölüm gibi durumlarda kullanılan kısa süreli izinlerdir.

• Bayram ve resmî tatiller: yıllık izinden düşülmez; izin gün sayısı hesaplanırken hariç tutulur.

Yıllık izin süreleri ne kadar?

4857 sayılı İş Kanunu'na göre yıllık ücretli izin süreleri, çalışanın kıdemine göre belirlenir ve sözleşmeyle artırılabilir:

• 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil): en az 14 gün

• 5 yıldan fazla 15 yıldan az: en az 20 gün

• 15 yıl ve üzeri: en az 26 gün

• 18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük çalışanlar: kıdemine bakılmaksızın en az 20 gün

Bu süreler kanuni asgari sınırlardır. Güncel mevzuat için resmî kaynakları teyit etmeniz önerilir.

İzin talep ve onay süreci nasıl işler?

Tipik bir izin onay süreci şu adımlardan oluşur: çalışan talebi oluşturur, bağlı olduğu yönetici onaylar veya reddeder, onaylanan talep İnsan Kaynakları tarafından kayda alınır ve çalışan bilgilendirilir.

Kağıt veya e-posta ile yürütülen süreçlerde bu adımlar takip edilemez; talebin hangi aşamada olduğu, kimin beklettiği ve kalan izin bakiyesinin ne olduğu görünmez. Dijital bir formda ise her adım kayıt altındadır.

Yıllık izin mutabakat formu nedir?

Yıllık izin mutabakat formu, çalışanın hak ettiği ve kullandığı izin günlerinin karşılıklı olarak teyit edildiği belgedir. Genellikle yıl sonunda veya iş sözleşmesi sona erdiğinde düzenlenir ve kalan izin bakiyesi üzerinde anlaşmazlık çıkmasını önler.

Mutabakat formu, izin talep formundan farklıdır: talep formu tek bir izin isteğini, mutabakat formu ise dönem boyunca kullanılan tüm izinlerin özetini içerir. İzin kayıtları dijital tutulduğunda mutabakat formu otomatik olarak üretilebilir.

İzin takibi: Excel mi, dijital form mu?

Excel şablonu küçük ekipler için başlangıç olarak yeterlidir. Ancak çalışan sayısı arttıkça ayrı bir izin takip formu tutmak gerekir ve izin takibi zorlaşır:

• Dosyanın hangi kopyasının güncel olduğu belirsizleşir.

• Onayın kimde beklediği takip edilemez.

• Kalan izin bakiyesi elle hesaplandığı için hata payı yüksektir.

• Geçmişe dönük raporlama ve mutabakat zahmetli hale gelir.

JetForms ile aynı formu onay akışıyla birlikte dijitalleştirdiğinizde, talepler otomatik olarak ilgili kişiye düşer, durum anlık izlenir ve tüm izin geçmişi tek ekrandan raporlanabilir. Aşağıda bu formun JetForms üzerinde nasıl oluşturulduğunu adım adım bulabilirsiniz.

1. Yeni izin formu oluşturma

İzin formu oluşturmak için admin.jetforms.net adresindeki yönetici paneline giriş yapılır. Buradan “Yeni Form” diyerek formun adı, açıklaması ve erişim izinleri tanımlanır ve izin formu şablonu oluşturulur.

İzin formu kurum içinden erişileceği için erişim izni [Tüm Şirket], formu kullanıcılar dolduracağı için başlatan olarak [Kullanıcı] seçilir.

Yeni izin formu şablonu oluşturma ekranı – JetForms yönetici paneli

2. Form alanlarının tanımlanması

İzin formu, çalışan bilgilerini ve talep detaylarını içeren bir dizi alanla oluşturulur. Aşağıda örnek bir izin formundaki temel alanlar listelenmiştir:

• Ad Soyad: Talepte bulunan personel; otomatik olarak doldurulur ve yalnızca okunabilir durumdadır.

• Başlangıç Tarihi: Talep edilen iznin başlangıç tarihi (zorunlu alan).

• Bitiş Tarihi: Talep edilen iznin bitiş tarihi (zorunlu alan).

• İzin Süresi: Talep edilen izin süresi zorunlu olarak kullanıcıdan istenebilir veya FaasPlus low-code entegrasyonu ile hafta sonu ve tatiller göz önünde bulundurularak otomatik olarak hesaplanabilir.

• Dönüş Tarihi: Çalışanın işbaşı yapacağı tarih (zorunlu alan).

• İzin Türü: Seçim listesi alanıdır. “Mazeret İzni”, “Yıllık İzin” ve “Ücretsiz İzin” seçeneklerini JetForms içinde saklayabilir veya harici bir veri kaynağından besleyebilirsiniz.

  Veri kaynağına bağlanan alanlar, kaynak güncellendikçe formda ek bir değişiklik yapmadan otomatik olarak güncellenir. Bu örnekte izin türü veri kaynağına [Bayram İzni] eklendiğinde form bunu otomatik olarak listeleyecektir.

• Doküman: Islak imza gerekiyorsa form, JetForms iş akışı üzerinde [YAZDIR] butonuna tıklanarak yazdırılır, imzalanır ve sisteme yüklenir. Bu alan opsiyoneldir.

İzin formu tasarım ekranı – sürükle-bırak editör

3. FaasPlus entegrasyonu ile otomatik hesaplama (opsiyonel)

JetForms, FaasPlus platformu ile entegre çalışabilir. Bu sayede form üzerinde her türlü hesaplama ve doğrulama yapmak mümkün hale gelir. FaasPlus bir low-code platformudur.

Örneğin izin süresini hesaplamak için başlangıç ve bitiş tarihleri seçildiğinde, FaasPlus üzerinde yazılmış şu fonksiyon devreye girebilir:

Böylece kullanıcı tarihleri seçtiğinde izin süresi otomatik olarak doldurulur. Bu yöntem hem hataları azaltır hem de form doldurma süresini kısaltır.

FaasPlus low-code entegrasyonu ile otomatik hesaplama örneği

4. Yıllık izin formu iş akışı (workflow) oluşturma

Form tasarımı tamamlandıktan sonra sıradaki adım iş akışını (workflow) oluşturmaktır. JetForms'ta her form belirli bir akış üzerinden ilerler ve bu akış farklı istasyonlardan (stations) oluşur. Her istasyon, formun hangi kullanıcı ya da birim tarafından değerlendirileceğini belirler. Buna JetForms terminolojisinde [Aktör] denir.

Yıllık izin formu örneğinde süreç genellikle şu adımlarla ilerler:

• START: Süreç, çalışanın izin talep formunu doldurup “Gönder” butonuna basmasıyla başlar. Formun durumu otomatik olarak “Yeni” statüsüne geçer ve yönetici onayına yönlendirilir. Statüler yönetici tarafından tanımlanabilir.

• MÜDÜR: Talep, çalışanın bağlı olduğu yöneticinin ekranına düşer. Müdür izin tarihlerini ve türünü kontrol eder; formu “Onayla” veya “Reddet” eylemlerinden biriyle sonuçlandırır. Form reddedilirse süreç burada sonlanır ve form sahibine bilgi verilir; gerekirse Reddet eyleminde açıklama zorunlu tutulabilir.

• İK (İnsan Kaynakları): Yönetici onayı sonrası form otomatik olarak İnsan Kaynakları istasyonuna iletilir. İK formu kontrol eder, gerekli sistem kayıtlarını tamamlar ve talebi “İşleme Alındı” statüsüne getirir. Aynı zamanda RPC Call özelliği ile talep, uzak sistemlere (örneğin Logo'ya) işlenmek üzere iletilebilir. Uzak sistem hata verirse form ilerletilmez; bu da tam kontrol sağlar.

• END: Tüm kontroller tamamlandığında süreç otomatik olarak “Tamamlandı” durumuna geçer. Çalışan, izin talebinin onaylandığına dair e-posta veya sistem bildirimi ile bilgilendirilir.

JetForms Workflow Designer üzerinden oluşturulmuş izin formu akışı

5. Word şablonu ile doküman üretimi (opsiyonel)

JetForms'un sunduğu Word Template özelliği sayesinde, doldurulan form verileriyle otomatik olarak bir izin dilekçesi veya izin belgesi oluşturulabilir.

Şablonda kullanılan değişkenler aşağıdaki gibi olabilir:

• {FullName}

• {StartDate:dd.MM.yyyy}

• {EndDate:dd.MM.yyyy}

• {LeaveType}

• {LeaveDays}

Form gönderildiğinde sistem bu alanları otomatik doldurarak çıktıyı oluşturur. Bu belge daha sonra PDF'e dönüştürülerek kullanıcıya veya yöneticilere iletilebilir.

6. Yayınlama süreci

Form ve iş akışı tasarımları tamamlandıktan sonra yayınlama adımına geçilir. İzin formu kurum içi erişimle personele açılacak şekilde kurgulanmıştı; ancak JetForms formları API_CALL veya FORM_EMBED yöntemleri ile dış sistemlere de entegre edilebilir. Form yayınlandıktan sonra erişim adresi otomatik olarak oluşturulur: https://api.jetforms.net/izin-talep şeklinde olur.

Süreç boyunca formun durumu otomatik olarak güncellenir: çalışan formu gönderdiğinde “Yeni Talep”, yönetici onayladığında “Onaylandı” olarak değişir. Böylece tüm izin talepleri izlenebilir ve raporlanabilir hale gelir.

İzin formunun yayınlanması

Sık sorulan sorular

Yıllık izin formu nasıl doldurulur?

Çalışan ad soyad, departman, izin türü, başlangıç ve bitiş tarihlerini yazar; izin gün sayısı hafta sonu ve resmî tatiller hariç tutularak hesaplanır. Form, yönetici onayına sunulmadan önce çalışan tarafından imzalanır veya dijital olarak gönderilir.

İzin formu ile izin dilekçesi arasındaki fark nedir?

İzin formu, kurumun belirlediği alanları içeren standart bir belgedir. İzin dilekçesi ise çalışanın serbest metin olarak yazdığı taleptir. Kurumsal süreçlerde standart form tercih edilir; çünkü eksik bilgi riski azalır ve kayıtlar karşılaştırılabilir olur.

Yıllık izin mutabakat formu ne zaman düzenlenir?

Genellikle yıl sonunda veya iş sözleşmesi sona erdiğinde, çalışanın hak ettiği ve kullandığı izin günlerinin teyit edilmesi amacıyla düzenlenir.

İzin takibi Excel ile yapılabilir mi?

Küçük ekiplerde yapılabilir. Ancak çalışan sayısı arttıkça sürüm karmaşası, onay takibinin yapılamaması ve bakiye hesaplama hataları ortaya çıkar. Bu noktada onay akışlı dijital bir form daha güvenilirdir.

Ücretsiz izin de aynı formla talep edilebilir mi?

Evet. Formdaki “izin türü” alanına ücretsiz izin seçeneği eklenerek aynı form kullanılabilir; onay akışı da izin türüne göre farklılaştırılabilir.

Sonuç: dijital izin süreçleriyle zaman kazanın

JetForms ile oluşturulan izin formu, manuel süreçleri ortadan kaldırarak zaman, doğruluk ve izlenebilirlik sağlar. FaasPlus entegrasyonu sayesinde hesaplamalar ve uzak sistem entegrasyonları otomatik yapılır, Word Template özelliğiyle belgeler anında oluşturulur.

Kendi izin formunuzu oluşturmak için form oluşturma sayfamıza göz atabilir veya demo talep edebilirsiniz. Diğer form örnekleri için örnek formlar sayfasını inceleyebilirsiniz.