Masraf Formu Örneği – JetForms ile Dijital Form ve Süreç Yönetimi

Her işletmede masraf formu, mali disiplini korumanın ve gereksiz harcamaların önüne geçmenin en kritik adımlarından biridir. Ancak birçok kurumda hala masraf talepleri, e-posta trafiği ya da kağıt formlar üzerinden ilerliyor. Bu durum yalnızca zaman kaybına değil, aynı zamanda kontrol ve denetim zorluklarına da yol açıyor.

JetForms, karmaşık yazılım geliştirme süreçlerini ortadan kaldırarak, işletmelere kendi formlarını ve akışlarını tasarlama özgürlüğü sunar. Artık bir form oluşturmak için teknik bilgiye ihtiyaç yok — sürükle-bırak yöntemiyle birkaç dakika içinde profesyonel bir masraf formu tasarlamak mümkün. Bu yazıda, JetForms üzerinde adım adım bir masraf formu nasıl oluşturulur inceleyeceğiz.

1. Yeni Masraf Formu Oluşturma

Masraf formu oluşturmak için admin.jetforms.net adresindeki yönetici paneline giriş yapılır. Buradan “Yeni Form” diyerek formun adı, açıklaması ve erişim izinleri tanımlanır ve masraf formu şablonu oluşturulur.

Masraf formu kurum içinden erişileceği için erişim izni [Tüm Şirket]ve formu kullanıcılar dolduracağı için başlatan olarak [Kullanıcı] seçilir.

Yeni Masraf formu şablonu oluşturma ekranı – JetForms yönetici paneli

2. Form Alanlarının Tanımlanması

Masraf formu, çalışan bilgilerini ve talep detaylarını içeren bir dizi alanla oluşturulur. Aşağıda örnek bir masraf formundaki temel alanlar listelenmiştir:

• Ad Soyad: Talepte bulunan personel; otomatik olarak doldurulur.

• Genel Toplam: Tüm masraf kalemlerinin (KDV dahil veya hariç) toplam tutarını gösterir. Hesaplama otomatik yapılır. (zorunlu alan).

• Masraf Kalemleri Tablosu: Her satır, bir masraf kalemini temsil eder. Kullanıcı isterse sağdaki mavi “+” butonuyla yeni masraf kalemi ekleyebilir. (zorunlu alan).

  Alan Adı	Açıklama
  Tarih	Harcamanın yapıldığı tarih.
  Ünvan	Masrafın yapıldığı kişi ya da firma ünvanı.
  VKN	Vergi Kimlik Numarası (fatura üzerinde yer alır).
  Masraf Tipi	Örneğin: Seyahat, Konaklama, Ofis Gideri, Eğitim vb.
  Masraf Türü	Masrafın detay türü (örneğin “Ulaşım – Taksi”, “Yemek – Öğle Yemeği”).
  Tutar	Masrafın toplam tutarı (KDV dahil).
  KDV Oranı	KDV yüzdesi (örneğin %10, %20).
  KDV’siz Tutar	KDV düşülmüş tutar (otomatik hesaplanabilir).
  KDV Tutarı	KDV kısmının parasal karşılığı (otomatik hesaplanır).
  Açıklama	Gerekirse kısa not veya harcamanın amacı (örneğin “Toplantı yemeği”).

• Yönetici Açıklama: Formun onay aşamasında, ilgili yönetici burada değerlendirmesini veya düzeltme notlarını paylaşabilir. Örneğin: “Uçak bileti faturası eksik, eklenmeli.” Bu sayede çalışan, gerekli güncellemeyi yaparak formu tekrar gönderebilir.

• GMY Açıklama: Genel Müdür Yardımcısı, formun nihai onay aşamasında bu alanda görüş veya onay notunu paylaşabilir. Örneğin: “Onaylıyorum, gider bütçe kapsamında değerlendirilecektir.”.

• Gönder: Formu onay sürecine gönderir. İş akışındaki bir sonraki aşamaya (örneğin yönetici’ye) iletilir.

• Doküman: Talep sahibinin masraf formuna ait islak imzası isteniyorsa ilgili form JetForms iş akışı üzerinde [YAZDIR] butonuna tıklanarak yazdırılır ve imzalanarak sisteme yüklenebilir. Bu alan opsiyoneldir, yalnızca ıslak imza gerektiren kurumlarda kullanılır.

3. FaasPlus Entegrasyonu ile Otomatik Hesaplama (Opsiyonel)

JetForms, FaasPlus platformu ile entegre çalışabilir. Bu örnekte muhasebenin ilgili kaydı muhasebeleştirmek için ihtiyacı olan Kdvsiz Tutar, Kdv Tutarı ve Matrah otomatik olarak ayrıştırılarak hesaplanmaktadır. FaasPlus bir low-code platformudur. Daha fazla bilgi için FaasPlus'ta kdv nasıl hesaplanır bloguna göz atabilirsiniz

Böylece kullanıcı sadece tutar ve KDV oranını seçtiğinde, sistem otomatik olarak KDV tutarını ve toplam harcama miktarını hesaplar. Bu yöntem hem hataları azaltır hem de form doldurma sürecini önemli ölçüde hızlandırır.

4. Masraf Formu İş Akışı (Workflow) Oluşturma

Form tasarımı tamamlandıktan sonra, sıradaki adım iş akışını (workflow) oluşturmaktır. JetForms’ta her form, belirli bir akış (flow) üzerinden ilerler ve bu akış, farklı istasyonlardan (stations) oluşur. Her istasyon, formun hangi kullanıcı ya da birim tarafından değerlendirileceğini belirler. Buna JetForms terminolojisinde [Aktör] denir.

Masraf formu örneğinde süreç genellikle aşağıdaki adımlarla ilerler:

• START: Süreç, çalışanın masraf formunu doldurup “Gönder” butonuna basmasıyla başlar. Formun durumu otomatik olarak “Yeni” statüsüne geçer ve yönetici onayına yönlendirilir. Statüler admin tarafından otomatik olarak belirlenebilir.

• MÜDÜR: Masraf formu, çalışanın bağlı olduğu yöneticinin ekranına düşer. Yönetici, masraf kalemlerini ve ekli belgeleri inceleyerek formu; “Onayla”,“Reddet” veya “Geri Gönder” eylemlerinden biriyle sonuçlandırır. Eğer form reddedilirse süreç burada sonlanır (form sahibine bilgi verilir gerekirsa Reddet eyleminde açıklama zorunlu tutulabilir); form eksik veya hatalı bilgi içeriyorsa, yönetici düzeltme yapılması amacıyla formu çalışanına geri gönderebilir. Bu durumda süreç sonlanmaz, form yeniden düzenlenip tekrar gönderilebilir, onaylandığında ise bir sonraki adıma geçer.

• GMY (Genel Müdür Yardımcısı): Yönetici onayı sonrası form otomatik olarak genel müdür yardımcısına iletilir. Genel müdür yardımcısı, formu kontrol eder. Formu “Onayla” veya “Reddet” eylemlerinden biriyle sonuçlandırır. Eğer form reddedilirse süreç burada sonlanır (form sahibine bilgi verilir gerekirsa Reddet eyleminde açıklama zorunlu tutulabilir); Onayladığında süreç bir sonraki aşama olan muhasebe departmanı istasyonuna aktarılır.

• Muhasebe Departmanı: Yönetici ve genel müdür yardımcısı onayı sonrası form otomatik olarak muhasebe departmanı istasyonuna iletilir. Muhasebe departmanındaki yetkili kişiler, formu kontrol eder, gerekli sistem kayıtlarını tamamlar ve talebi “İşleme Alındı” statüsüne getirir. Bu adım, masraf kaydının resmi olarak işlenmesini sağlar.

• END: Tüm kontroller tamamlandığında süreç otomatik olarak “Tamamlandı” durumuna geçer. Çalışan, masraf talebinin onaylandığına dair e-posta veya sistem bildirimi ile bilgilendirilir.