Zimmet Formu Örneği – JetForms ile Dijital Demirbaş Zimmet Süreci
Zimmet formu — ya da yaygın diğer adlarıyla demirbaş zimmet formu ve zimmet tutanağı — şirkete ait bir demirbaşın (dizüstü bilgisayar, telefon, araç, ekipman) bir çalışana teslim edildiğini belgeleyen tutanaktır. Çalışan, malzemeleri çalışır durumda teslim aldığını ve işten ayrılırken iade edeceğini imzasıyla kabul eder; şirket de hangi demirbaşın kimde olduğunu kayıt altına almış olur.
Sorun, bu kayıtların çoğu kurumda dağınık olmasıdır: imzalı kağıtlar klasörlerde kaybolur, Excel listeleri güncelliğini yitirir ve çalışan ayrılırken "bu laptop kimin zimmetindeydi?" sorusunun cevabı saatler alır. Bu yazıda önce ücretsiz indirebileceğiniz bir zimmet formu örneği paylaşıyor, ardından zimmet ve iade sürecinin JetForms ile adım adım nasıl dijitale taşınacağını gösteriyoruz.
Ücretsiz Zimmet Formu Şablonu
Hazır şablonu bilgisayarınıza indirip hemen kullanabilirsiniz: zimmet-formu.xlsx (Excel)
Excel yerine onaylı, izlenebilir dijital bir zimmet süreci mi lazım? Aşağıdaki adımlarla JetForms üzerinde dakikalar içinde oluşturabilir veya demo talep edebilirsiniz.
JetForms üzerinde oluşturulmuş Zimmet Formu Örneği
Zimmet Formunda Hangi Alanlar Olmalı?
Geçerli bir zimmet tutanağı, teslim edilen malzemeyi tartışmaya yer bırakmayacak netlikte tanımlamalı ve iki tarafın da imzasını içermelidir. Temel alanlar şunlardır:
| Alan Adı | Açıklama |
|---|---|
| Personel Bilgileri | Ad soyad, sicil no, departman ve pozisyon; dijital formda otomatik doldurulur. |
| İşlem Türü | Zimmet (teslim) mi, iade mi? Aynı form her iki işlemi de kayıt altına alır — işten ayrılışta iade süreci bu alanla başlar. |
| Demirbaş Kalemleri | Her satırda demirbaş adı, marka/model, seri no / demirbaş no, adet ve durumu (yeni / kullanılmış). Seri numarası, "hangi laptop" tartışmasını baştan bitirir. |
| Taahhüt Metni | Çalışanın malzemeleri çalışır durumda teslim aldığına, özenle kullanacağına ve ayrılırken iade edeceğine dair beyanı. |
| İmza Alanları | Teslim eden (İdari İşler / IT) ve teslim alan (personel) imzaları. Dijital formda bu adım onay akışına dönüşür ve kim, ne zaman onayladı sorusu sistemde kayıtlıdır. |
İndirdiğiniz Excel şablonunda bu alanların tamamı hazırdır; şablonu Word veya PDF formatına dönüştürerek zimmet tutanağı olarak da kullanabilirsiniz. Ancak kağıt tutanak, klasörde durduğu sürece işe yarar — kurum genelinde "hangi demirbaş kimde?" sorusuna cevap veremez. Bunun için sürecin dijitale taşınması gerekir.
1. JetForms'ta Yeni Zimmet Formu Oluşturma
Zimmet formu oluşturmak için admin.jetforms.net adresindeki yönetici paneline giriş yapılır. Buradan "Yeni Form" diyerek formun adı, açıklaması ve erişim izinleri tanımlanır ve zimmet formu şablonu oluşturulur.
Form kurum içinden erişileceği için erişim izni [Tüm Şirket] seçilir. Zimmet işlemini genellikle İdari İşler veya IT birimi başlattığı için başlatan olarak ilgili birim tanımlanır; kurgunuza göre formu her yönetici de başlatabilir.
Yeni zimmet formu şablonu oluşturma ekranı – JetForms yönetici paneli
2. Form Alanlarının Tanımlanması
Sürükle-bırak form tasarımcısında, yukarıdaki tablodaki alanlar dakikalar içinde oluşturulur. Demirbaş kalemleri için tablo bileşeni kullanılır: her satır bir demirbaşı temsil eder, teslim eden birim "+" butonuyla istediği kadar kalem ekleyebilir. Personel bilgileri sistemden otomatik doldurulur, işlem türü (zimmet / iade) tek tıkla seçilir.
Kurumunuza özgü ihtiyaçlar — demirbaş fotoğrafı yükleme, maliyet merkezi, lokasyon gibi — dinamik olarak forma eklenebilir. Form tasarımında teknik bilgiye ihtiyaç yoktur; kendi formunuzu sıfırdan tasarlamak için form oluşturma sayfasına göz atabilirsiniz.
Zimmet formu tasarım ekranı – sürükle-bırak editör
3. Zimmet Onay Süreci (Workflow) Oluşturma
Form tasarımı tamamlandıktan sonra sıradaki adım iş akışını (workflow) oluşturmaktır. JetForms'ta her form, farklı istasyonlardan (stations) oluşan bir akış üzerinden ilerler; her istasyonda formu değerlendirecek [Aktör] tanımlanır. Zimmet sürecinin kritik özelliği, kağıttaki imzanın yerini çalışan onayının almasıdır:
-
START: İdari İşler veya IT birimi — örneğin işe yeni başlayan bir çalışana ekipman teslim ederken — zimmet formunu doldurur, demirbaş kalemlerini seri numaralarıyla girer ve "Gönder" butonuna basar. Form "Personel Onayında" statüsüne geçer.
-
PERSONEL: Form, zimmet yapılan çalışanın ekranına düşer. Çalışan listelenen malzemeleri kontrol eder; hepsi elindeyse ve çalışır durumdaysa "Onayla" ile teslim aldığını beyan eder. Eksik veya hatalı kalem varsa formu "Geri Gönder" ile iade eder — kağıttaki imza yerine, kim ne zaman onayladı bilgisi sistemde kayıtlıdır.
-
END: Onayla birlikte süreç "Zimmetlendi" durumuna geçer. İade sürecinde aynı form, işlem türü "İade" seçilerek yeniden başlatılır ve teslim eden birim iadeyi onaylar — işten ayrılış kontrol listesinin zimmet adımı tek bakışta kapanır.
JetForms Workflow Designer üzerinden oluşturulmuş zimmet akışı
4. Yayınlama Süreci
Form ve iş akışı tamamlandıktan sonra yayınlama adımına geçilir. Form yayınlandıktan sonra erişim adresi otomatik olarak oluşturulur: https://app.jetforms.net/zimmet-formu şeklinde olur.
Süreç boyunca formun durumu otomatik güncellenir: teslim eden birim formu gönderdiğinde "Personel Onayında", çalışan onayladığında "Zimmetlendi", iade tamamlandığında "İade Edildi". Böylece hangi demirbaşın kimde olduğu, ne zaman teslim edildiği ve ne zaman iade edildiği tek ekrandan görülebilir.
Sonuç: Hangi Demirbaş Kimde, Tek Ekrandan Görün
JetForms ile oluşturulan zimmet formu; klasörlerde kaybolan tutanakları, güncelliğini yitiren Excel listelerini ve işten ayrılışta yaşanan "laptop nerede?" telaşını ortadan kaldırır. Her teslim ve iade, çalışan onayı ve tarihiyle birlikte kayıt altındadır.
İşe giriş sürecinin diğer adımlarını da dijitale taşıyabilirsiniz: izin formu, masraf formu ve satın alma talep formu süreçleriyle birlikte tüm operasyonu JetForms üzerinde birleştirebilirsiniz.